Ecco la nostra selezione dei migliori software per il lavoro di squadra remoto per andare avanti e comunicare in modo efficace.

Dopo un periodo di implementazione obbligatoria e poi di convivenza più o meno accettabile nelle aziende, il lavoro a distanza è diventato un modo alternativo di lavorare che piace a molti dipendenti e attira sempre più team leader. È comunque necessario disporre degli strumenti giusti per passare dal lavoro in sede a quello remoto.

È qui che entrano in gioco i programmi di collaborazione. Consente di garantire che i team siano sempre monitorati, comunichino, condividano file, gestiscano le e-mail e migliorino la produttività, da un’unica interfaccia. Naturalmente è possibile scaricare applicazioni separate per riunioni in videoconferenza, comunicazione tramite chat o e-mail, monitoraggio di progetti, ecc. Ma per un caposquadra è ancora più facile quando tutto è concentrato nello stesso posto.

Quali sono i migliori programmi di lavoro collaborativo a distanza?

Google Workspace, il più completo

Conosciamo particolarmente Google Workspace tramite Google Drive e la suite per ufficio che lo accompagna (Documenti, Fogli, Presentazioni, ecc.). Ma gli individui sono meno consapevoli di tutti gli strumenti di collaborazione a disposizione delle aziende o dei liberi professionisti.

Google Workspace offre un ambiente digitale completo dedicato alla pianificazione, alla comunicazione e alla collaborazione. Fornisce potenti strumenti progettati per migliorare la produttività e migliorare il coordinamento all’interno dei team. Grazie a Fogli Google è possibile creare un piano di progetto, con il quale assegnare compiti a diversi collaboratori utilizzando un sistema di filtri e caselle di controllo.

Sapevi che è possibile non solo condividere un documento, ma anche modificarlo con più collaboratori in tempo reale? Ogni revisione del file indica quale elemento è stato modificato e da chi. Grazie al sistema di archiviazione cloud, tutti i collaboratori approvati possono lavorare sui file salvati. Avrai ovviamente a tua disposizione strumenti di comunicazione, come Meet per le videoconferenze o Google Chat per la messaggistica istantanea, ma anche un calendario condiviso dove ognuno potrà indicare la propria disponibilità (pratico per fissare un incontro), un taccuino condiviso (Google Keep) e un sistema di elenchi di cose da fare collegato a Gmail.

Microsoft 365 è molto più di una semplice suite per ufficio

Microsoft è un importante concorrente di Google ed è uno dei principali gruppi digitali che offre molti strumenti sia per i privati ​​che per le aziende. Quando si tratta di lavoro collaborativo a distanza, Microsoft si posiziona come una delle soluzioni più versatili. Infatti, sebbene Microsoft 365, precedentemente noto come Microsoft Office, sia meglio conosciuto per i suoi strumenti desktop Word, Excel e PowerPoint, integra anche una serie di app specifiche per i team.

Accessibile tramite app mobili, servizi online o strumenti desktop, Microsoft 365 ti consente di lavorare in modo collaborativo su documenti condivisi e sfruttare Teams e Outlook per la comunicazione e la pianificazione, OneNote per gli elenchi di cose da fare, ma soprattutto SharePoint. SharePoint è specificamente progettato per il lavoro di squadra, diventando un hub centrale per la collaborazione e la gestione della conoscenza, facilitando l’efficienza operativa e la comunicazione all’interno delle aziende. Integra flussi di lavoro automatizzati per standardizzare e semplificare i processi aziendali e offre raccolte di documenti in cui gli utenti possono archiviare, condividere e collaborare sui file in tempo reale.

Grazie all’interoperabilità tra gli strumenti Microsoft, è molto semplice progettare un ambiente di lavoro remoto completo.

Stagnazione, accentrare tutto

Slack è una piattaforma di comunicazione e collaborazione che sta cambiando il modo in cui i team lavorano insieme. Progettato per promuovere l’efficienza e l’interazione in tempo reale, Slack fornisce uno spazio centrale in cui le discussioni possono svolgersi in modo fluido e organizzato. I canali, che possono essere creati per progetti, team o argomenti specifici, consentono ai membri di condividere informazioni, porre domande e risolvere rapidamente problemi. Ogni canale funge da spazio di chat dedicato, dove è possibile accedere e ricercare facilmente le conversazioni, eliminando la necessità di lunghi scambi di e-mail.

La perfetta integrazione di Slack con molte altre app e servizi è uno dei suoi maggiori punti di forza. Sia che utilizzino Google Drive, Trello, Asana o altri strumenti di produttività, gli utenti possono collegare le loro app preferite a Slack, con una libreria di oltre 2.600 app, consentendo un flusso di lavoro fluido senza dover destreggiarsi tra più piattaforme di app. Questa integrazione ti consente di ricevere notifiche, condividere file e monitorare l’avanzamento delle attività direttamente da Slack, centralizzando le informazioni e rendendole immediatamente disponibili all’intero team.

Anche gli strumenti di comunicazione, la condivisione di file e persino la ricerca avanzata sono tra le caratteristiche interessanti di Slack, che lo rendono popolare tra i lavoratori remoti e le aziende.

Gestione dei progetti Trello

Trello è una piattaforma di gestione dei progetti che semplifica la collaborazione all’interno dei team offrendo un’interfaccia visiva flessibile e facile da usare. Incentrato su bacheche, elenchi e schede, Trello consente agli utenti di pianificare, organizzare e tenere traccia delle attività senza problemi. Ogni scheda rappresenta un progetto o flusso di lavoro, ogni elenco corrisponde a una fase del progetto e ogni scheda rappresenta un’attività o un’idea. Questa struttura visiva aiuta i team a visualizzare lo stato di avanzamento dei progetti e a identificare rapidamente le attività in corso, quelle completate e quelle che richiedono attenzione.

Le schede possono essere arricchite di dettagli attraverso descrizioni, checklist, scadenze e allegati. I membri del team possono commentare direttamente sulle mappe, porre domande, fornire aggiornamenti o condividere file.

Naturalmente, è possibile integrare Trello con altre soluzioni collaborative come Slack, Google Drive e altre, semplificando la condivisione di informazioni e l’aggiornamento delle attività senza dover uscire dall’app. Inoltre, Trello offre funzionalità di automazione tramite Butler, uno strumento integrato che consente di creare regole, trigger e azioni automatizzate per semplificare i flussi di lavoro ripetitivi.

Tweak, la piattaforma tutto in uno

Integrando diverse funzioni in un’unica interfaccia, Twake centralizza gli strumenti necessari per la gestione dei progetti, le comunicazioni, la condivisione di file e la collaborazione in tempo reale. Ciò semplifica il monitoraggio delle attività, la gestione delle tempistiche e il coordinamento delle attività tra i membri del team, fornendo una panoramica chiara e organizzata dei progetti attuali.

Gli utenti possono creare spazi di lavoro personalizzati per diversi progetti, in cui ogni spazio contiene conversazioni, file, attività ed eventi specifici. Organizzare questo spazio di lavoro aiuta a mantenere le informazioni rilevanti ben organizzate e facilmente accessibili, migliorando la produttività.

La funzione di comunicazione di Twake consiste in un sistema di messaggistica istantanea e videoconferenza, che facilita lo scambio di informazioni tra colleghi. La condivisione dei file è semplice e sicura, con la possibilità di archiviare i documenti direttamente nell’app e organizzarli in cartelle. Gli utenti possono accedere, modificare e condividere facilmente i file con il controllo granulare della versione e delle autorizzazioni. E se la tua azienda utilizza altri strumenti, è del tutto possibile integrare Twake con altre soluzioni di collaborazione.

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